Implementation of electronic records management systems according to Kotter‘s eight steps; views of Icelandic record managers

摘要

Skjalastjórnun er einn þeirra stjórnunarþátta sem stuðla að skipulegri stjórnun fyrirtækja ogstofnana þannig að starfsemin sé rekin á hagkvæman og ábyrgan hátt. Án skjalastjórnunar erhætta á að skjöl glatist og eyður myndist í rekstrarsamfellu fyrirtækisins. Þá styðurskjalastjórnun við stjórnun áhættu með tilliti til upplýsingaöryggis, veitir frumkvæði í gæðaogumhverfismálum, gerir auðveldara að mæta kröfum löggjafar og reglugerða, óskumviðskiptavina og þörfum starfsfólks. Aukin hætta er á að skjöl rati í rangar hendur eðaeyðileggist sé kerfisbundin skjalastjórnun ekki fyrir hendi auk þess sem hún stuðlar aðgegnsæi og rekjanleika í rekstrinum. Á síðustu árum hefur mikið verið hugað að stjórnunrafrænna skjala innan stofnana og fyrirtækja. Áhersla hefur verið lögð á kerfisbundna vistunþeirra með það fyrir augum að bæta þjónustu og rekstur. Skjalastjórnun sem starfsgrein ertiltölulega ný af nálinni og hugtakið kom ekki til sögunnar fyrr en upp úr miðri síðustu öld.Sú tækni sem nefnd er rafrænt skjalastjórnunarkerfi (RSSK) auðveldar að stýra upplýsinga- ogskjalaflæði innan fyrirtækja og stofnana. Áhersla á vandaða og gegnsæja stjórnsýslu sem ogkrafa almennings um aðgengi að opinberum gögnum hefur skapað nauðsyn þess að stofnanirtaki í notkun RSSK. Gagnagrunnar svo sem RSSK stuðla að altækri og hagkvæmriskjalastjórnun. En breytingar eins og að koma á skipulegri skjalastjórnun geta reynst erfiðar.Þessi rannsókn veitir innsýn í viðhorf og þátttöku skjalastjóra í því breytingarferli seminnleiðing RSSK er. Spurningalisti var lagður fyrir íslenska skjalastjóra sem voru aðilar aðFélagi um skjalastjórn og höfðu tekið þátt í að innleiða RSSK. Spurningalistinn innihélt m.a. 19spurningar sem byggðu á hinum átta þrepum Kotters varðandi innleiðingu breytinga. Helstuniðurstöður voru að skjalastjórar bera ekki fullt traust til æðstu stjórnenda til þess að viðhaldabreytingum, millistjórnendur studdu innleiðinguna ekki sem skyldi en það gerðu hins vegaræðstu stjórnendur. Skortur var á fræðslu og þjálfun til handa skjalastjórum vegnainnleiðingarinnar. Um þriðjungur skjalastjóra sagði að innleiðingin hefði mætt andstöðumeðal starfsmanna og um 40% upplifðu innleiðinguna sem tækifæri fremur en ógnun. Samahlutfall skjalastjóra sagði að viðbrögð starfsmanna við innleiðingunni hefðu verið jákvæð.Loks benda niðurstöðurnar til þess að upplýsingamiðlun til starfsmanna hafi ekki verið ægilega góð. Til þess að yfirvinna andstöðu starfsmanna þarf að virkja þá í breytingaferlinu,halda þeim upplýstum um ferlið og umbuna þeim fyrir að taka þátt í nýja kerfinu.